Cara Menulis Temuan Audit SMK3 Kritikal, Mayor, dan Minor

Temuan audit SMK3 yang ditulis dengan benar memuat empat unsur, yaitu nomor kriteria yang tidak dipenuhi, bukti objektif yang dilihat auditor, uraian ketidaksesuaian, dan kategori temuan kritikal, mayor, atau minor. Dengan empat unsur itu, perusahaan langsung tahu apa yang salah, di mana lokasinya, dan berapa lama waktu untuk memperbaikinya.

Panduan ini memakai acuan Peraturan Pemerintah Nomor 50 Tahun 2012 tentang Penerapan Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja (PP 50/2012) dan Peraturan Menteri Ketenagakerjaan Nomor 26 Tahun 2014 tentang Penyelenggaraan Penilaian Penerapan SMK3 (Permenaker 26/2014).

Bahan yang Disiapkan Sebelum Menulis Temuan Audit SMK3

Sebelum menulis satu temuan pun, auditor perlu memegang daftar kriteria sesuai tingkat audit, catatan lapangan, dan bukti dokumen. PP 50/2012 Lampiran II memuat 64 kriteria untuk tingkat awal, 122 kriteria untuk tingkat transisi, dan 166 kriteria untuk tingkat lanjutan. Temuan selalu dikaitkan dengan salah satu nomor kriteria itu.

Siapkan tiga jenis bukti untuk setiap kriteria yang diperiksa.

• Dokumen dan rekaman, misalnya prosedur, notulen rapat P2K3, izin kerja, dan catatan pemeliharaan.
• Hasil wawancara dengan pekerja, pengawas, dan pengurus, lengkap dengan jabatan narasumber.
• Hasil pengamatan langsung di area kerja, termasuk nama lokasi, tanggal, dan foto bila diizinkan.

Pasal 19 Permenaker 26/2014 memberi auditor SMK3 kewenangan meminta perusahaan memberikan keterangan, menunjukkan dokumen, dan menyediakan petugas pendamping. Gunakan kewenangan itu untuk melengkapi bukti sebelum menyimpulkan temuan. Peta kriteria per elemen dibahas lebih rinci di artikel kriteria audit SMK3 tingkat awal, transisi, dan lanjutan.

Lima Langkah Menulis Temuan Audit SMK3

Menulis temuan audit SMK3 bisa dipecah menjadi lima langkah berurutan, dari menyebut kriteria sampai menetapkan batas waktu koreksi. Urutan ini mengikuti isian "Daftar Kriteria Audit dan Pemenuhannya" serta "Uraian Temuan Ketidaksesuaian" pada format laporan audit di Lampiran III PP 50/2012, sehingga temuan Anda langsung bisa dipindahkan ke laporan resmi.

1. Sebut nomor dan bunyi kriteria. Contoh, kriteria 1.4.8 berbunyi "P2K3 mengadakan pertemuan secara teratur dan hasilnya disebarluaskan di tempat kerja."
2. Tulis bukti objektif. Catat apa yang dilihat atau didengar, bukan pendapat. Contoh, notulen rapat P2K3 hanya tersedia untuk 4 dari 12 bulan terakhir.
3. Rumuskan ketidaksesuaian. Satu kalimat yang membandingkan kriteria dengan bukti. Contoh, pertemuan P2K3 tidak dilaksanakan secara teratur sesuai kriteria 1.4.8.
4. Tetapkan kategori. Cocokkan dengan definisi kritikal, mayor, atau minor di Pasal 26 sampai Pasal 28 Permenaker 26/2014.
5. Tulis tindak lanjut dan batas waktu. Isi bagian saran perbaikan, lalu cantumkan tenggat koreksi sesuai kategori.

Contoh di atas hanya ilustrasi cara menulis, bukan temuan dari perusahaan tertentu. Kalimat temuan yang baik bisa dibaca oleh orang yang tidak ikut audit tanpa perlu bertanya ulang. Latihan merumuskan temuan seperti ini menjadi materi inti pelatihan internal audit SMK3.

Cara Menentukan Kategori Kritikal, Mayor, dan Minor

Kategori temuan ditentukan oleh dampak dan sifat ketidaksesuaiannya. Kritikal untuk kondisi yang dapat menimbulkan korban jiwa, mayor untuk pelanggaran peraturan K3 atau prinsip SMK3, dan minor untuk ketidakkonsistenan. Pasal 28 Permenaker 26/2014 menetapkan kategori minor terhadap "ketidakkonsistenan dalam pemenuhan persyaratan peraturan perundang-undangan, standar, pedoman, dan acuan lainnya."

Tabel berikut merangkum dasar dan batas waktu koreksi tiap kategori.

Kategori	Ditetapkan untuk	Batas tindakan koreksi
Kritikal	Peralatan, bahan, cara kerja, sifat kerja, lingkungan kerja, atau proses kerja yang dapat menimbulkan korban jiwa	Paling lambat 1x24 jam
Mayor	Peraturan K3 tidak terpenuhi, satu prinsip SMK3 tidak dilaksanakan, atau temuan minor satu kriteria di beberapa lokasi	Paling lambat 1 bulan
Minor	Ketidakkonsistenan dalam memenuhi peraturan, standar, pedoman, dan acuan lainnya	Tidak diatur batas waktu khusus

Apakah temuan minor bisa naik menjadi mayor? Bisa. Pasal 27 ayat (3) Permenaker 26/2014 menyatakan temuan minor untuk satu kriteria dibuktikan sebagai mayor apabila terdapat 3 temuan lokasi dengan kriteria minor yang sama.

Kesalahan Umum Saat Menulis Temuan Audit

Kesalahan paling sering saat auditor menulis temuan adalah tidak mencantumkan bukti objektif, sehingga perusahaan sulit menerima atau memperbaikinya. Kesalahan lain muncul saat kategori tidak sesuai definisi regulasi, padahal perbedaan interpretasi bisa berujung keberatan resmi ke Direktur Jenderal sesuai Pasal 29 Permenaker 26/2014.

• Memakai kata sifat tanpa data. "APD kurang memadai" sulit diverifikasi. Tulis "3 dari 10 pekerja area pengelasan tidak memakai pelindung wajah saat diamati pukul 10.00".
• Menggabungkan beberapa kriteria dalam satu temuan. Pisahkan per nomor kriteria agar pemenuhannya bisa ditandai satu per satu di laporan.
• Menulis solusi sebagai temuan. Bagian temuan berisi kondisi, sedangkan saran perbaikan ditulis di bagian tindak lanjut.
• Tidak menyebut lokasi. Tanpa lokasi, aturan 3 lokasi pada Pasal 27 tidak bisa diterapkan.

Ingat juga dampaknya ke hasil akhir. Menurut PP 50/2012, perusahaan dengan temuan kritikal atau mayor dinilai belum berhasil menerapkan SMK3, dan penilaiannya tidak lagi mengacu pada rentang 0 sampai 59% kurang, 60 sampai 84% baik, dan 85 sampai 100% memuaskan.

Checklist Sebelum Temuan Masuk Laporan

Temuan audit SMK3 siap masuk laporan jika memuat nomor dan bunyi kriteria, bukti objektif yang bisa diverifikasi, kalimat ketidaksesuaian yang berdiri sendiri, kategori sesuai Pasal 26 sampai Pasal 28 Permenaker 26/2014, dan batas waktu koreksi. Periksa lima poin berikut untuk setiap temuan sebelum dipindahkan ke format laporan Lampiran III PP 50/2012.

• Nomor dan bunyi kriteria tertulis lengkap.
• Bukti objektif menyebut dokumen, narasumber, atau lokasi pengamatan.
• Kategori sesuai definisi Pasal 26 sampai Pasal 28 Permenaker 26/2014.
• Batas waktu koreksi tercantum untuk temuan kritikal dan mayor.
• Temuan minor yang sama di beberapa lokasi sudah dihitung ulang.

Kemampuan menulis temuan yang rapi dilatih lewat praktik audit yang terarah. Personel yang ingin menjadi auditor resmi dapat mengikuti pelatihan Auditor SMK3 Kemnaker RI. Pahami juga isi tiap elemen lewat artikel 12 elemen SMK3 dan contohnya.

Kredit gambar. Foto oleh Kindel Media dari Pexels.